Privacyverklaring

Versie 9 november 2026 · Download als PDF

Stichting Coalivia (hierna: Coalivia, wij, ons) hecht grote waarde aan jouw privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten jij hebt. Deze verklaring geldt voor onze website coalivia.com (inclusief subdomeinen) en voor alle diensten die we leveren.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Verantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:

Stichting Coalivia
Spuiboulevard 289
3311 GP Dordrecht
KVK-nummer: 99631997
E-mail: hallo@coalivia.com

We zijn geen "grote" verwerker en hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld, omdat we daar wettelijk niet toe verplicht zijn. Je kunt al je vragen over privacy stellen via bovenstaand e-mailadres; je spreekt dan direct met het bestuur.

2. Welke gegevens verwerken we en waarom?

2.1 Contact met ons opnemen

Als je ons een bericht stuurt via het contactformulier of via e-mail, verwerken we:

• je naam;
• de naam van je organisatie;
• je e-mailadres;
• je telefoonnummer (als je dit invult);
• de inhoud van je bericht en eventuele latere correspondentie.

Doel: contact met je opnemen, je vraag beantwoorden en een eventuele samenwerking voorbereiden.
Grondslag: uitvoering van (de voorbereiding op) een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang om op berichten te reageren (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Bewaartermijn: maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij er een samenwerking uit voortkomt; in dat geval bewaren we de correspondentie zolang die relevant is voor onze dienstverlening en daarna volgens de wettelijke bewaarplichten (zie 2.3).

2.2 Samenwerking en dienstverlening

Als we met jouw organisatie samenwerken, verwerken we de gegevens die daarvoor nodig zijn: contactgegevens van contactpersonen, inhoudelijke correspondentie, eventuele projectdocumentatie en, wanneer we software voor jullie beheren, de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn.

Doel: uitvoering van de overeenkomst.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en, waar van toepassing, wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
Bewaartermijn: zolang de samenwerking loopt en zo lang daarna als nodig is voor afwikkeling, nazorg en wettelijke verplichtingen.

Verwerken we persoonsgegevens in opdracht van jouw organisatie (bijvoorbeeld als beheerder van jullie platform), dan sluiten we een verwerkersovereenkomst. Jullie zijn in dat geval verwerkingsverantwoordelijke; wij zijn verwerker.

2.3 Financiële administratie

Facturen, betaalgegevens en bijbehorende correspondentie bewaren we 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).

Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).

2.4 Websitebezoek en logbestanden

Onze website wordt gehost op het netwerk van Cloudflare. Cloudflare houdt technische logbestanden bij (zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en user-agent) voor beveiliging, foutopsporing en bescherming tegen misbruik. Wij raadplegen deze logs alleen bij incidenten of misbruik.

Doel: beveiliging en betrouwbaarheid van de website.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Bewaartermijn: maximaal 30 dagen, tenzij er een incident wordt onderzocht.

2.5 Nieuwsbrief of updates

Op dit moment versturen we geen nieuwsbrief. Als we dat in de toekomst wel gaan doen, kun je je alleen aanmelden met een expliciete opt-in en kun je je op elk moment weer afmelden.

3. Cookies

Onze website gebruikt geen tracking- of marketingcookies, geen analyse-cookies die jou persoonlijk identificeren en geen cookies van sociale netwerken of advertentienetwerken. We hebben daarom geen cookiebanner. Lees meer in onze cookieverklaring.

4. Met wie delen we jouw gegevens?

We delen jouw gegevens alleen met partijen die ze nodig hebben om onze diensten te leveren, en alleen op basis van een verwerkersovereenkomst of een andere passende juridische basis. Op dit moment maken we gebruik van de volgende verwerkers:

• Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten) — hosting van de website en beveiliging tegen misbruik.
• Onze e-mailprovider — voor het ontvangen en versturen van e-mail onder het domein coalivia.com. Op aanvraag laten we je graag weten welke provider dit op dat moment is.

We delen jouw gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden en we verkopen jouw gegevens niet.

Als een overheidsinstantie ons op grond van de wet verplicht om gegevens te verstrekken, voldoen wij aan die verplichting. We stellen je daar waar wettelijk mogelijk zo snel mogelijk van op de hoogte.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Cloudflare, Inc. is gevestigd in de Verenigde Staten. Verwerking kan daardoor deels buiten de EER plaatsvinden. Deze doorgifte vindt plaats op basis van passende waarborgen: Cloudflare is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework en biedt daarnaast de Standard Contractual Clauses (modelcontracten van de Europese Commissie) aan voor doorgifte naar derde landen.

6. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Onder meer:

• versleutelde verbinding (HTTPS) op alle pagina's;
• sterke, unieke wachtwoorden en, waar mogelijk, tweestapsverificatie voor onze accounts;
• toegang tot gegevens alleen voor bestuursleden en medewerkers die deze nodig hebben;
• regelmatige updates van de systemen die we gebruiken;
• schriftelijke afspraken (verwerkersovereenkomsten) met al onze verwerkers.

7. Datalek

Mocht er onverhoopt toch iets misgaan met jouw gegevens, dan melden we dat conform artikel 33 en 34 AVG binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, rechtstreeks bij jou.

8. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

We nemen geen besluiten over personen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen. We doen niet aan profilering.

9. Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten:

• Inzage — weten welke gegevens we van je verwerken.
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten verbeteren.
• Verwijdering ("recht om vergeten te worden") — gegevens laten wissen als er geen goede reden meer is om ze te bewaren.
• Beperking — het gebruik van je gegevens tijdelijk laten stoppen.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Dataportabiliteit — jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen of laten doorgeven.
• Intrekken van toestemming — wanneer wij gegevens verwerken op grond van jouw toestemming, mag je die op elk moment intrekken.

Stuur je verzoek naar hallo@coalivia.com. We reageren binnen vier weken. Om zeker te weten dat jij het bent, kunnen we je om aanvullende identificatie vragen; we gebruiken die alleen voor het afhandelen van je verzoek.

10. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan lossen we het samen op. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je, waar mogelijk, actief. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.